A- ĐÀM PHÁN VÀ CHỐT HỢP ĐỒNG 1. Thu thập thông tin về sản phẩm, bao gồm: -Giá mới nhất. -Đặc trưng thị trường (yêu cầu của thị trường cụ thể về việc nhập khẩu mặt hàng đó- document, quy cách đóng gói (thông tin cần có trên thùng), thuế suất nhập khẩu, thời gian vận chuyển tới thị trường đích, thông tin về cảng đến-container 20’ hay 40’) -Yêu cầu cụ thể của khách với mặt hàng đó (ví dụ: yêu cầu kỹ thuật cho trái, cho đóng gói). -Mục đích mua hàng của khách. Để bán siêu thị, để bán ở chợ đầu mối hay để sản xuất. -Đặc trưng sản phẩm: Quy cách đóng gói (bao nhiêu trái 1 thùng). Theo size. Ví dụ xoài Cát Chu: 250-295gr, 300-400gr, 400gr-500gr (Cát Chu và Hòa Lộc), 500gr-600gr (Hòa Lộc). Lấy ảnh minh họa cho khách. Quy cách đóng hàng lên container (bao nhiêu thùng 1 container), bao nhiêu lớp -hàng (layer) theo chiều cao, bao nhiêu cột dọc theo chiều dài của container. Lấy ảnh minh họa cho khách Phân loại hàng theo size, phân loại hàng theo chất lượng sản phẩm (A, B, C...). Lấy ảnh minh họa loại A, B, C, phân loại hàng theo độ chín (độ già) của sản phẩm -Thời gian từ thu hoạch tới khi lên container (leadtime) -Hạn dùng của sản phẩm (shelftime) -Chất lượng, mùi vị (Ví dụ về xoài: độ thịt của trái, phần trăm hột xoài chiếm bao nhiêu, độ xơ của trái, mùi thơm đặc trưng của trái) 2. Chào hàng (quotation): - Gửi khách thông tin về đặc trưng của sản phẩm, đặc trưng của thị trường, giá. Đàm phán và chốt hợp đồng: - Đàm phán rõ hơn về: Giá Phương thức thanh toán và thời gian thanh toán Quy cách đóng gói cho từng trái, cho từng thùng, cho từng pallet, cho từng container Quy cách kiểm hàng Thời gian giao hàng (Quan trọng: Lưu ý thông tin khách hàng cung cấp để làm việc kĩ hơn với team thu mua và chốt nguồn hàng.) - Sau đó kí hợp đồng và nhận Deposit B.TIẾN HÀNH HỢP ĐỒNG 1. Lên lịch chạy chương trình và đồng bộ hóa thời gian (Time and action plan-TNA) Mục đích của TNA để lên kế hoạch chạy cho mỗi đơn hàng, phân bổ trách nhiệm công việc cho mỗi người cụ thể, theo dõi tiến độ công việc và truy xuất lại trách nhiệm của mỗi người khi đơn hàng xảy ra vấn đề. Phần này sẽ được đính kèm dưới dạng file excel 2. Làm hợp đồng với nhà cung cấp nguyên liệu (càng chi tiết càng tốt): Thống nhất quy cách chọn hàng (A,B,C), size, độ chín (già). Số lượng cụ thể bao nhiêu thùng Thời gian giao hàng (bao nhiêu ngày kể từ khi hợp đồng được ký hay kể từ khi bên Phúc An đặt cọc) Phương thức thanh toán và thời gian thanh toán Địa điểm giao hàng. (Incoterm 2010) Trách nhiệm mỗi bên khi có phát sinh xảy ra (tham khảo bộ phận pháp chế) Important: chuẩn bị phương án B cho việc nhà cung cấp không giao hàng đúng hẹn. (Làm việc thêm với các nhà cung cấp khác) 3. Làm hợp đồng với nhà cung cấp phụ liệu: Lựa chọn những phụ liệu cần thiết và phù hợp, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và giá thành: Thùng đựng xoài Mút lót thùng Bao xốp bọc trái Dây đai Băng keo Pallet (giấy, gỗ, or nhựa)... Thống nhất quy cách chọn hàng (A,B,C), size, độ chín (già). Số lượng cụ thể bao nhiêu thùng Thời gian giao hàng (bao nhiêu ngày kể từ khi hợp đồng được ký hay kể từ khi bên Phúc An đặt cọc) Phương thức thanh toán và thời gian thanh toán Địa điểm giao hàng (Incoterm 2010) Trách nhiệm mỗi bên khi có phát sinh xảy ra (tham khảo bộ phận pháp chế) Important: luôn để nhà cung cấp ký trước rồi gửi lại 4. Làm việc với Forwarder: Phải đồng bộ về thời gian và tiến trình công việc đã đặt ra Book tàu và line. Giấy tờ (phyto, hải quan...) Điều kiện kĩ thuật trong hợp đồng giao nhận. Trách nhiệm của mỗi bên khi có phát sinh xảy ra (tham khảo bộ phận pháp chế) C. LÊN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT VÀ ĐÓNG GÓI, ĐÓNG HÀNG VÀO CONTAINER: Sắp xếp nhân sự sản xuất và lên lịch sản xuất (ước tính thời gian sản xuất). Tính toán việc chuyển và sắp xếp hàng vào container. Giao hàng theo lịch trình tính toán. Theo dõi tình hình hàng hóa sau khi tới cảng. (nếu xảy ra phát sinh vấn đề với hải quan). GIAO HÀNG VÀ THEO DÕI TÌNH HÌNH TỪ PHÍA KHÁCH HÀNG: Chuyển hàng cho khách Chuyển document cho khách và yêu cầu thanh toán Kiểm tra tình trạng hàng sau khi giao và tiếp nhận, phản hồi thông tin từ phía khách hàng Important: tìm hiểu phản ứng của khách với hàng, yêu cầu thanh toán, chào thêm 1 số loại sản phẩm tiềm năng hoặc xin giới thiệu của khách với những mặt hàng này.