Khi lập danh sách việc cần làm, chúng ta có thể dự đoán được khối lượng(thời gian cần thiết) để làm công việc đó. Dựa vào đó, chia các công việc đó thành 4 nhóm khác nhau: I. Công việc cần dưới 0.5h: Họp nhanh, check mail, kí tên, etc. II. Công việc cần 0.5h - 2h: Gặp đối tác, kiểm tra số liệu, etc. III. Công việc cần 2h-4h: Làm kế hoạch, làm báo cáo, etc. IV. Công việc cần 4h-8h: Dự hội thảo, họp cả ngày, công tác, etc. *Đối với các công việc trên 4h, nên chia thành các task nhỏ hơn nếu có thể* Dựa vào các nhóm công việc đó, chúng ta có thể sắp xếp lại công việc tùy theo lịch làm việc của chúng ta: 1. Các task yêu cầu thời gian dài sẽ được sắp xếp trước, các task yêu cầu thời gian ngắn hơn sẽ được sắp xếp vào các khoản thời gian còn lại. 2. Ưu tiên các khung giờ khác nhau cho từng loại công việc khác nhau. Các công việc khó sẽ được ưu tiên vào các khoảng thời gian mình có thể tập trung nhất hoặc có performance cao nhất. 3. Thông thường, chỉ nên làm 1 công việc lớn (cần >4h), hạn chế các công việc cần (2h-4h) trong một ngày. Nếu không sắp xếp được thì nên chia nhỏ công việc ra. Như vậy sẽ giúp giảm stress về khối lượng công việc cũng như tạo cho bản thân cảm giác "get sh*t done". Ví dụ như trong hình đính kèm là schedule hôm nay của em. Em sắp xếp các công việc có thời gian ngắn vào đầu buổi hoặc cuối buổi. Như vậy, thứ nhất em sẽ không có cảm giác "nay nhiều việc quá" vào đầu ngày hay "còn nhiều việc quá" vào cuối ngày. Ngoài ra, các công việc có khối lượng lớn sẽ có khả năng tốn nhiều hoặc ít thời gian hơn. Thì việc điều chỉnh thời gian sẽ rơi vào các công việc nhỏ (Nếu bị trễ có thể thu xếp để hoàn thành các task nhỏ nhanh hơn). Thời gian buổi sáng từ 9h-11h và thời gian từ 14h-16h là thời gian em làm việc tập trung nhất. Nên em sẽ ưu tiên vào nhưng công việc có khối lượng lớn và "khó nhằn" hơn. Ngoài ra, em hay có những buổi hẹn cà phê sáng hoặc ăn tối. Trong thời gian chờ đợi bạn/đối tác tới, em có thể check mail hoặc kiểm tra thông tin từ các bạn sale hoặc freelance. Như vậy sẽ hạn chế lãng phí thời gian và dành thời gian trống nhiều cho công việc khác. -------------------- Trên đây là một số chia sẻ của em về sắp xếp thời gian. Đây là lần đầu em viết bài trong group nên có thể sẽ có một số sai sót trong nội dung hoặc cách viết. Nếu có nhờ mọi người feedback giúp em để em có thể viết tốt hơn trong những lần sau. Em cảm ơn.
