1. Giới thiệu - 5S là phương pháp có nguồn gốc từ Nhật, 5S lâu nay thường được các nhà máy, công xưởng áp dụng để giữ mọi thứ ngăn nắp, và khuôn khổ và tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro cho công việc thường ngày. Tuy nhiên, mình đã tìm hiểu và thấy 5S còn có thể áp dụng ngay tại các công sở, SME, phương pháp này sẽ giữ cho công ty luôn gọn gàng sạch sẽ và hình thành thói quen giữ vệ sinh chung cho nhân viên, thậm chí bỏ luôn vai trò của lao công. - Phương pháp 5S đề cập trong bài viết này dựa trên nền tảng phương pháp 5S từ Nhật Bản và đã được cải tiến phù hợp với tình hình thực tế văn hóa tại Việt Nam. Các nội dung trong bài viết đã được áp dụng thực tế tại công ty bên mình và mang lại hiệu quả chỉ sau một thời gian rất ngắn. 2. Mục tiêu thực hiện 5S cho SME - Công ty gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ. - Đồ vật trong công ty được phân theo nhóm và bố trí tại các khu vực cụ thể, luôn sẵn sàng để sử dụng khi cần thiết. - Rèn ý thức làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên công ty. - Tăng tính sáng tạo cho nhân viên. 3. Quy trình 5S - Sàng lọc: Xem lại toàn bộ các vật dụng cá nhân và chung trong công ty, loại bỏ các vật dụng không cần thiết. - Sắp xếp: Phân loại và sắp xếp toàn bộ vật dụng cá nhân và công ty, phân theo chức năng, mật độ dùng, dùng nhiều để gần, dùng ít để xa. - Sạch sẽ: Dọn dẹp các vật dụng không dùng, phân nhóm các vật dụng cần dùng có liên quan với nhau và bố trí vào cùng 1 khu vực, thông báo với toàn công ty về việc phân bố các khu vực cất giữ vật dụng. - Săn sóc: Duy trì liên tục: Sàng lọc => Sắp xếp => Sạch sẽ - Sẵn sàng: Khi mọi thứ đã ở đúng vị trí, các vật dụng luôn ở đúng chỗ để sử dụng khi cần thiết. Nếu có nhu cầu, đến đúng vị trí để lấy, dùng xong trả lại đúng vị trí cũ. 4. Thực hiện 5S tại công ty - Dọn sạch chỗ ngồi, góc làm việc cá nhân 2 lần trong ngày, đầu ngày và cuối ngày. - Hệ thống lại toàn bộ file trên máy tính, sắp xếp và phân loại theo nhu cầu sử dụng, kết hợp với quy định sử dụng file chung tại công ty. - Công ty tổng vệ sinh vào 5h chiều thứ 6,7 hàng tuần, các khu vực cần dọn nhiều trong tuần thì phân công luân phiên. - Bố trí vật dụng tại góc làm việc, nhân viên chỉ để các vật dụng sau trên bàn làm việc: Laptop, màn hình, sổ, bàn phím, khay đựng đồ chung, ly nước, đồ trang trí 1-2 món. - Phân khu bố trí vật dụng tại công ty: Bàn ghế, cây, giá sách, ổ cắm – router wifi, đồ ăn nước uống, vật dụng nhà bếp, tool làm việc và sửa chữa, kho... 5. Thưởng – phạt - Nhân viên không thực hiện đúng 5S sẽ bị nhắc nhở trước công ty vào các cuộc họp toàn công ty, nhân viên thực hiện tốt sẽ được tuyên dương. - Quá trình thực hiện 5S có ảnh hưởng đến việc xét duyệt khen thưởng của nhân viên.
