Vấn đề thất thoát luôn nằm trong nỗi lo thường trực của những người quản lý cửa hàng. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thất thoát như: mất mát do khách hàng, kiểm nhầm hàng, nhân viên gian lận, cố tình bán nhầm,… Quản lý nhân viên vô cùng quan trọng để tránh thất thoát cho cửa hàng, vậy làm sao để xây dựng được văn hóa trung thực cho bộ phận nhân viên? Kiểm soát nhân viên bằng quy trình phức tạp? Nhiều người quản lý tránh thất thoát bằng cách quản lý thật chặt nhân viên. Họ xây dựng những quy trình phức tạp để nhân viên không thể gian lận được. Tuy nhiên những quy trình quá phức tạp lại khiến hiệu suất của nhân viên giảm đi và tăng thời gian bỏ ra để quản lý con người. Thay vì tập trung quá nhiều vào những quy trình làm giảm hiệu quất công việc, làm lãng phí thời gian và công sức về lâu về dài, người quản lý hoàn toàn có thể xây dựng văn hoá trung thực ở cửa hàng, tránh gian lận chỉ với một quy trình làm việc đơn giản. Cách xây dựng văn hóa trung thực ở cửa hàng 1. Tuyển người có tố chất trung thực Quy trình tuyển dụng tốt sẽ hạn chế được việc chọn nhầm những nhân viên không trung thực và tìm được những nhân viên tốt. Ngay từ bước tuyển dụng, chủ cửa hàng đã phải lọc ra những “ứng cử viên sáng giá”, đó là những người có phẩm chất để trở thành một nhân viên tốt, không chỉ có kiến thức, kỹ năng, mà phải có tính cách chân thành, trung thực. Hãy kiểm định sự trung thực của ứng viên bằng những cuộc phỏng vấn trực tiếp, đánh giá kỹ ứng viên trước khi chính thức tuyển dụng. 2. Không dung túng khi nhân viên phạm lỗi lần đầu Không bao giờ cho phép nhân viên của mình lừa dối khách hàng khi bán hàng, vì điều này có thể biến chính bạn trở thành nạn nhân của nhân viên gian lận chỉ vì chính bạn đã tạo cho họ cơ hội làm điều xấu lần thứ hai. Đừng dung túng cho nhân viên gian lận dù là lần đầu tiên. Cách bán hàng cũng thể hiện một cửa hàng có văn hóa trung thực hay không. 3. Dành chính sách đãi ngộ tốt cho nhân viên Chính sách đãi ngộ tốt giúp cho nhân viên toàn tâm và cống hiến hết mình cho công việc đồng thời hạn chế rất nhiều trong việc tạo ra những nhân viên không trung thực. Khi nhân viên nhận được đãi ngộ tốt từ chủ cửa hàng, họ sẽ cảm thấy lợi ích của bản thân gắn liền với lợi ích của cửa hàng. Thay vì trục lợi, nhân viên sẽ có thiên hướng chăm chỉ làm việc để được nhận quyền lợi xứng đáng hơn. Hãy đánh giá thành tích nhân viên của mình thật minh bạch, rõ ràng để có chính sách thưởng đúng đắn, không tạo cảm giác bất công đối với nhân viên, giúp họ có nhận thức đúng đắn về hành vi đạo đức và giá trị của mình đối với cửa hàng. 4. Sử dụng máy tính tiền quán cafe Hiện nay có rất nhiều loại máy tính tiền quán cafe có chức năng quản lý nhân viên vô cùng hiệu quả mà không hề tốn kém. Thay vì tạo ra những quy định và điều khoản khắt khe, sử dụng phần mềm quản lý giúp kiểm soát nhân viên dễ dàng mà không tạo áp lực, giảm năng suất của nhân viên. Phần mềm mang lại rất nhiều lợi ích cho nhà quản lý như: + Giúp theo dõi và đưa ra báo cáo về việc vào ca đúng hay muộn giờ của nhân viên, giúp so sánh giữa thời gian làm việc thực tế và trên kế hoạch. + Giúp ghi lại lịch sử dữ liệu trên hệ thống, thực hiện sao lưu định kỳ và lập báo cáo theo ngày, tháng, năm. + Giúp lên kế hoạch, lập thời gian biểu công việc phù hợp cho nhân viên và cả người quản lý + Giúp nhà hàng tiết kiệm thời gian điều hành nhân sự, đưa ra các quyết định về nhân viên đúng đắn hơn + Giảm khả năng nhân viên gian lận hoặc thiếu nghiêm túc trong công việc, mang lại hiệu quả làm việc cao hơn. Phần mềm quản lý nhân viên bảo đảm an ninh và bảo mật thông tin Một ưu điểm lớn của phần mềm đó là có thiết kế an toàn và độ bảo mật cao. Thay vì lưu thông tin bằng giấy tờ dễ bị mất mát, hư hỏng, khả năng mất dữ liệu cao, thì phần mềm lưu mọi thông tin vào hệ thống được đảm bảo an ninh vững chắc. Trong trường hợp máy tính tiền của nhà hàng bị hư, khi thay máy mới cài lại phần mềm thì mọi thông tin vẫn được giữ nguyên vẹn. Với khả năng mã hóa, phần mềm ngăn chặn việc truy cập trái phép của người không có quyền hoặc những người bên ngoài tổ chức. Phần mềm quản lý nhân viên giúp quản lý từ xa mà không cần có mặt tại nhà hàng Được thiết kế để kết nối online, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình nhân viên từ xa thông qua các thiết bị điện tử khác. Không cần có mặt tại nhà hàng vẫn có thể cập nhật đơn hàng theo thời gian thực, theo giõi ca làm việc của nhân viên, giúp bạn kiểm soát tình hình hoạt động của nhà hàng từng ngày một cách hiệu quả. Đó là những lý do vì sao nhà hàng cần quản lý nhân viên bằng phần mềm thay vì bằng những cách thông thường. Ngoài ra hiện nay, các nhà hàng có thể sử dụng máy tính tiền cho nhà hàng quán ăn kết hợp với phần mềm quản lý nhân viên. Ví dụ như máy tính tiền quán cafe goodm cung cấp cho nhà hàng giải pháp bán hàng từ phần mềm lẫn phần cứng. Phần mềm gọi món tạo hóa đơn cho nhà hàng còn tích hợp sẵn chức năng quản lý nhân viên, giúp hỗ trợ tối đa việc điều hành kinh doanh. Văn hóa trung thực là nét đẹp trong cuộc sống, nó giúp mọi việc trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Nhân viên sẽ được làm việc thoải mái với một quy trình đơn giản mà không phải lo lắng người quản lý đang “soi” mình, thời gian, công sức quản lý sẽ giảm và hiệu quả công việc tăng lên gấp nhiều lần. Trung thực chính là cách tốt nhất để giảm tối đa thất thoát ở cửa hàng.
