Sau bài viết "Sự tiến hóa của Quản trị tri thức" được anh em quan tâm ủng hộ, tôi mạnh dạn viết thêm bài nữa về chủ đề này, mời anh chị em xem và phản hồi. Cám ơn. Tổ chức học tập hay sự học tập của một tổ chức (Learning Organisation) Việc học sẽ là công việc suốt đời của một công nhân thế kỷ 21. Nền kinh tế mà người công nhân ấy làm việc là nền kinh tế tri thức (knowledge economy) trong đó tri thức là tài sản, vốn chiến lược của nền kinh tế. Có rất nhiều định nghĩa về tri thức nhưng tôi tán thành một đình nghĩa có tính thực dụng của Peter Senge, nhà khoa học về Tổ chức học tập, giáo sư Trường Quản lý MIT (MIT Sloan School of Management) và tác giả của The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization (1990, rev. 2006): “Knowledge is the ability to make effective decisions, and take effective action”- Peter Senge Kiến thức là khả năng quyết định một cách hiệu quả và hành động một cách hiệu quả. Kiến thức nếu không có khả năng đi vào cuộc sống, tác động thế giới và mang lại những quyết định đúng đắn, dẫn dắt các hành động hiểu quả thì chỉ là những thứ phù phiếm, ít có giá trị. Vì kiến thức thúc đẩy hiệu quả và là tài sản đáng giá của nhiều tổ chức nên việc thu thập, sử dụng và phổ biến tri thức ở cấp độ tổ chức hết sức cần thiết. Tổ chức cũng tiến hóa như sự phát triển của cá nhân trong tổ chức. Tuy nhiên, các tổ chức đã tiến hóa một cách không đồng đều. Trong quá trình tồn tại và phát triển, tổ chức cần phải được cung cấp kiến thức qua việc học. Organisational learning (việc học tập của tổ chức) là một việc diễn ra hàng ngày mà đôi khi chúng ta không nhận thức được. Về cấp độ học tập, tổ chức có 3 cấp độ như sau: Hình vẽ: Các cấp độ học tập của một tổ chức (nguồn Nick Milton) Cấp độ 1: Ở cấp độ này, việc học mang tính ứng phó (ad hoc). Các bài học sẽ được tổng kết sau mỗi dự án. Các bài học, các kiến thức được lưu trữ ở đâu đó trong tổ chức và người học cần phải chủ động tìm kiến trong cơ sở tri thức (knowledge base- KB) của tổ chức mình. Ở Việt Nam, thậm chí nhiều tổ chức còn chưa ở cấp độ 1 nghĩa là không có bài học được rút ra qua mỗi dự án, mỗi hoạt động quan trọng của tổ chức. Có thể có những cuộc họp nhưng các bài học nhiều khi chỉ được lãnh đạo phát biểu, mọi người đóng góp rồi thôi, không được lưu trữ ở đâu cả. Cho nên nhiều bài học sẽ không hề được rút ra. Một vài tháng, vài năm sau những vấn đề mà người mới hoặc người không liên quan đến bài học sẽ không hề có một ý niệm nào về kinh nghiệm này cả. Một quá trình “phát minh lại cái bánh xe” (“reinvent the wheel”) hình thành và tổ chức sẽ lãng phí nguồn lực đáng kể cho công việc bị trùng lặp (duplicate) này. Cấp độ 1 có thể tiến hóa lên một cấp độ 1b nữa khi các bài học đã được phân loại và cấu trúc trong KB. Tuy nhiên không có quá trình giám sát chất lượng (no quality control) và không có xác nhận (validation) của chuyên gia về lĩnh vực này. Một đặc điểm khác của tổ chức ở cấp độ 1 là không có cơ chế thông báo (notification) khi có một bài học mới được hình thành trong KB, thành viên của tổ chức cần phải kéo (pull) kiến thức (knowlegde) thường xuyên hay tìm kiếm những bài học này. Cấp độ 2: Tổ chức ở cấp độ 2 đã tăng cường một quá trình nâng cao nhằm tích hợp các quá trình học tập, thu thập kiến thức ở cấp độ các dự án. Nghĩa là trong dự án buộc phải có tiến trình thu thập, phân loại, tổng kết bài học và công việc này được thiết lập thành những quy tắc thường nhật (routine). Khi có những bài học được ghi nhận (documented), lập tức “Hệ thống Quản lý Bài học” (Lesson Management System- LMS) sẽ gửi cho chuyên gia hay người chịu trách nhiệm lĩnh vực này (Knowledge Owner) biết để đánh giá, phân loại, cho nhận xét về bài học. LMS còn gửi (push) các thông báo (auto-notification) đến những người đăng ký (subscriber) lĩnh vực (marketing, sales, HR, management, technical) để họ biết và học các kiến thức hay bài học mới được cập nhật này. Hệ thống LMS tiến hóa đến cấp độ lớn hơn cho phép báo cáo (report) về việc sử dụng các bài học, mức độ sử dụng bài học, các theo dõi (tracking) các phiên bản bổ sung, đánh dấu bài học là hiệu lực (valid) hoặc đã lỗi thời. Một chu trình (workflow) Lesson learned điển hình như hình vẽ sau: Hình vẽ: Lesson Learned Workflow by Continental Automotive -Một người sử dụng dự thảo một bài học và gửi nó vào Hệ thống Quản lý Bài học (LMS). -Bài học dự thảo được kiểm tra bởi một quản trị viên bài học. -Nếu vượt qua bước kiểm tra ban đầu, nó sẽ được gửi đến một trong những chuyên gia về học tập của Continental Automotive. -Chuyên gia đánh giá bài học, quyết định liệu đó có phải là một bài học quý giá và bài học có thể được nhúng trong quá trình và trong các tài liệu hướng dẫn hay không. -Nếu nó có giá trị, nó sẽ được thêm vào Hệ thống Quản lý Bài học để những người khác có thể tìm thấy và học. -Nếu nó có thể được nhúng, nó sẽ được gửi đến Bộ phận liên quan (Integration Department) để tích hợp vào các quy trình và hướng dẫn liên quan có thể được cập nhật. Continental Automotive đã thiết lâp một hệ thống LMS và quy trình thực hiện để mang đến Việc học tập cấp độ 2 cho công ty trong đó các bài học có thể đến tay người dùng qua: -Người dùng có thể theo dõi quy trình và tài liệu hướng dẫn vì bài học đã được tích hợp; - Người dùng có thể thiết lập các cảnh báo (alert), để được thông báo về các bài học mới với các chủ đề cụ thể; -Người sử dụng có thể tìm kiếm trên Hệ thống quản lý bài học LMS; Người sử dụng có thể sử dụng danh sách kiểm tra tự động tạo ra bởi Hệ thống quản lý bài học LMS. Cấp độ 3: Là cấp độ mà tổ chức tự tìm kiếm (săn) một cách tích cực các bài học “proactively hunt lessons”. Tổ chức phát hiện những vẫn đề đang tồn tại và thiết lập hoặc tìm kiếm những dự án nhằm bồi đắp hay trang bị những kiến thức mà tổ chức bị thiếu hụt (Projects are given learning objectives). Tổ chức bổ nhiệm các vị trí hay thiết lập các vai trò Learning Engineers, Project Historians, etc cho các dự án hay các hoạt động. Cấp độ 3 của tổ chức là cực hiếm. Nick Milton, chuyên gia của lĩnh vực Quản trị tri thức Tổ chức học tập nói chỉ thấy ở trong các tổ chức quân sự, nơi mà bài học của một chiến dịch có thể là vấn đề sống chết với người lính và cần quan tâm đặc biệt như lời của Tướng Paul Newton: “ Chìa khóa là “săn” chứ không phải tập hợp các bài học và áp dụng nó một cách chặt chẽ. Chỉ khi bạn bạn thực hiện một thanh đổi, bạn thực sự học được một bài học. Và nó áp dụng cho tất cả mọi người. Đó là toàn bộ công việc quân sự”. (“The key is to ‘hunt’ not ‘gather’ lessons, apply them rigorously—and only when you have made a change have you really learned a lesson. And it applies to everyone … It is Whole Army business. “) Nếu bạn muốn Tổ chức của mình tiến triển phù hợp với xu hướng của nền kinh tế tri thức thì nên thiết lập muc tiêu phấn đấu ở cấp độ 2 trở lên.
