Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu đi trợ thủ đắc lực cho hoạt động gửi nhận thư và hỗ trợ làm việc hiệu quả. Tham khảo bài viết dưới đây để tìm ra phần mềm email công ty phù hợp nhất với đa số các doanh nghiệp hiện nay. Email công ty là gì? Email công ty được biết đến là hình thức cung cấp dịch vụ email theo địa chỉ tên miền riêng mà doanh nghiệp lựa chọn. Nếu như email cá nhân có tên miền là @gmail.com hoặc @outlook.com thì với email dành cho đối tượng doanh nghiệp sẽ có dạng như @mso.vn, @hvn.vn tương ứng với tên công ty. Khi doanh nghiệp đăng ký một hoặc nhiều email riêng biệt, đây được xem là một trong những dạng tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty. Ngoài việc sử dụng email công ty phục vụ cho hoạt động gửi và nhận thư điện tử, nhân sự trong email doanh nghiệp có thể chủ động làm việc, quản lý và báo cáo đến cấp trên. Ngoài ra, thông qua công cụ này, việc kết nối giữa các đồng nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết vì được làm việc trên một quy trình đồng nhất. 05 ưu điểm của email công ty Hiện nay, email công ty dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Nếu người dùng vẫn chưa biết những ưu điểm và giải pháp này mang lại thì quả là thiếu sót. Nâng cao tính chuyên nghiệp Nếu như email tên miền cá nhân gây không mấy thiện cảm tốt đẹp với khách hàng và đối tác vì sự thiếu chuyên nghiệp thì email công ty sẽ giúp người dùng ghi điểm trong mắt người nhận. Bởi lẽ, toàn bộ các email đăng ký phục vụ cho doanh nghiệp ngoài địa chỉ tên miền riêng biệt, người dùng còn có thể thiết lập chữ ký với đầy đủ thông tin liên hệ. Bằng cách này, khách hàng sẽ dễ dàng ghi nhớ thương hiệu của công ty và bạn đã thành công gia tăng tính nhận diện thương hiệu. Hỗ trợ khả năng quản lý Khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản email công ty, toàn bộ nhân sự trong tổ chức sẽ được cấp một tài khoản với tên theo đúng địa chỉ phòng ban, vị trí làm việc. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân sự thông qua công việc thực hiện, tiến độ toàn thành và hiệu quả đạt được. Ngoài ra, trong trường hợp thiết lập cuộc họp, doanh nghiệp chỉ cần gửi email thông báo hoặc tổ chức họp trực tuyến ngay trên nền tảng này. Hạn chế email spam Một trong những ưu điểm vượt trội của email công ty chính là khả năng lọc thư rác, hạn chế email spam. Khi đó, hộp thư của người dùng sẽ chỉ xuất hiện các email quan trọng của đồng nghiệp, khách hàng và đối tác giúp hỗ trợ trong quá trình làm việc. Hơn nữa, với hệ thống email chuyên nghiệp còn tự động chống virus xâm nhập, hạn chế sự nguy hại đối với thông tin dữ liệu của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp Chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí nhỏ, doanh nghiệp đã có thể đầu tư hệ thống email công ty đảm bảo với các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Khi đó, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp có thể làm việc theo đúng quy trình để đẩy mạnh hiệu suất làm việc, nâng cao kỹ năng chuyên môn. Sử dụng và cập nhật phiên bản mới nhanh chóng Đa số các email công ty hiện nay đều được cập nhật phiên bản thường xuyên để nâng cấp thêm nhiều tính năng mới. Do đó, người dùng có thể thỏa sức trải nghiệm để hỗ trợ làm việc hiệu quả. Ngoài ra, người dùng còn được sử dụng đa dạng ở nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng… Với những ưu điểm trên, chắc hẳn doanh nghiệp đang rất nóng lòng tìm kiếm một email công ty phù hợp. Dưới đây là một trong những email thuộc top đầu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Outlook - Email công ty tốt nhất cho doanh nghiệp Với nhu cầu sử dụng ngày càng nhiều, email công ty đã và đang phát triển lên tầm cao mới với nhiều thương hiệu nổi tiếng. Một trong những đơn vị phát triển email dành cho doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay có thể kể đến là Microsoft với sự thành công của Outlook. Ngoài tính năng hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử, email công ty Outlook còn sở hữu thêm nhiều điểm đặc biệt khác khiến người dùng không thể bỏ qua: Lên lịch gửi email: Người dùng có thể chủ động soạn thảo email để gửi đến khách hàng hoặc đối tác bất cứ lúc nào và lựa chọn thời gian gửi đi. Khi đó, hệ thống sẽ tự động lên lịch gửi theo yêu cầu. Bằng cách này sẽ tiết kiệm thời gian, tạo sự chuyên nghiệp. Thiết lập cuộc họp nhanh chóng: Tạo cuộc họp ngay trên chính giao diện của Outlook chỉ với một vài các thao tác cơ bản như tổ chức cuộc họp, thêm người tham dự. Gửi email tương tự: Tính năng Quick Parts cho phép người dùng gửi email với các nội dung tương tự, hệ thống sẽ tự động đề xuất khi thao tác. Sử dụng phím tắt phổ biến: Để quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, người dùng có thể sử dụng các phím tắt chuyên dụng để mở mail, mở lịch, truy cập danh bạ… Thay đổi chế độ xem: Người dùng có thể tự thay đổi giao diện xem theo ý thích mà không nhất thiết phải dùng chế độ mặc định như sắp xếp email, đổi màu, thay font chữ. Chia sẻ lịch làm việc: Gửi lịch làm việc tới đồng nghiệp hoặc đối tác giúp tiết kiệm thời gian và quản lý công việc dễ dàng. Quản lý và tạo quy tắc email: Điển hình như việc sắp xếp các thứ tự ưu tiên, chuyển tiếp email cho người nhận khác, cảnh báo thư gửi đến… Với số lượng người dùng đạt con số top đầu hiện nay, doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn Outlook là email công ty để sử dụng. Trên đây là những nội dung được chúng tôi chuẩn bị để người dùng có thể nắm rõ được vai trò của email công ty và lựa chọn được email phù hợp doanh nghiệp. Để đăng ký email Outlook nhanh chóng và chính xác vui lòng liên hệ đến địa chỉ: Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365 Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội. Hotline: 024.9999.7777 Email: vphn@hvn.vn
