Một ngày có bao nhiêu giờ? Có lẽ bạn sẽ cho rằng đó là câu hỏi ngớ ngẫn khi mà ai cũng biết một ngày đương nhiên và chắc chắn có 24 giờ. Đúng là như vậy thật, về khía cạnh vật lí, một ngày có 24 giờ. Nhưng chính xác câu hỏi này là với bạn, một ngày có bao nhiêu giờ? Hay, rõ nghĩa hơn, là bạn đã sử dụng 24 giờ bạn có trong ngày như thế nào. Ngừng lại một chút, bạn có thể thử làm một bài tập nhỏ như sau. Bạn hãy viết ra những công việc bình thường của bạn trong một ngày và thời gian để làm công việc đó. Ví dụ: - Ngủ: 8 giờ - Làm việc: 8 giờ - Ăn uống: 1 giờ - … Bạn đã làm xong chưa? Nếu đã làm xong rồi thì vui lòng cộng lại tất cả thời gian để làm các công việc đó lại xem như thế nào. Nếu kết quả là 24 giờ thì chúc mừng bạn, bạn thật là tuyệt vời. Còn nếu như, tổng số giờ ở trên nhỏ hơn hoặc lớn hơn 24 giờ thì: câu hỏi này hoàn toàn có giá trị với bạn đấy. Tôi đã từng đi đào tạo/ chia sẻ với khá nhiều bạn trẻ (hơn mình), đôi khi là lớn hơn và cho một câu hỏi tương tự, kết quả theo thống kê của tôi thì đến 90% số người được hỏi cộng lại một ngày bình thường thường nhỏ hơn hoặc lớn hơn 24 giờ tận 1-3 giờ. Điều này có nghĩa là gì? Có nghĩa là bạn đang sử dụng thời gian của bạn không hiệu quả, hay chính xác, bạn chưa quản lí tốt thời gian của chính mình. Nhiều lí do được đưa ra để “chữa cháy” cho việc trên đó chính là thời gian dành cho giải trí…Nhưng chính xác, tôi đoán, đa phần, thời gian đó bạn dành cho việc giải trí mà bạn cũng không hề biết mình đang giải trí: lướt facebook, chơi game… Vậy, nguyên nhân của tình trạng trên là gì, và cách khắc phục như thế nào? Về nguyên nhân, tôi có thể gom thành 3 nguyên nhân chính yếu: 1. Bạn chưa có một mục tiêu đủ chi tiết. Nghĩa là bạn không có hoặc có mục tiêu nhưng mơ hồ hoặc không thực tế hoặc không cụ thể (tôi tạm gọi là những mục tiêu không đúng theo tiêu chuẩn của mục tiêu SMART_OPEN). Với những bạn không có mục tiêu thì quá rõ ràng rồi, còn với những bạn mà có mục tiêu chưa SMART_OPEN nghĩa là: a. Thứ nhất: mục tiêu của bạn không tuân theo mô hình SMART (Không CỤ THỂ, không ĐO LƯỜNG được, không KHẢ THI, không LIÊN QUAN và không có THỜI GIAN thực hiện) b. Thứ hai: mục tiêu của bạn chưa OPEN. Nghĩa là, bạn có những mục tiêu tuyệt vời nhưng bạn lại chỉ quan tâm đến mục tiêu của bạn, mà quên rằng, bạn còn nhiều thứ khác phải quan tâm hơn. Cụ thể, nhiều bạn chỉ đặt cho mình một số mục tiêu như công việc, tài chính, đọc sách…mà quên rằng, họ còn phải dành thời gian cho việc mà họ đã “lỡ” ưu tiên trong thứ tự (Tôi sẽ dành riêng 1 chủ đề nói về thứ tự ưu tiên này) như: gia đình, người yêu, sức khỏe…Mà đôi khi, những mục tiêu OPEN này lại chiếm kha khá thời gian của bạn. 2. Bạn có mục tiêu nhưng chưa bao giờ lên kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó. Điều này rất rõ, tôi có 1 ví dụ nho nhỏ để bạn dễ hình dung. Tôi đã từng đọc mục tiêu của một chị trên facebook, trong đó, chị ấy có một mục tiêu như sau: tôi sẽ đọc 30 quyển sách trong vòng 1 tháng. Rất tuyệt vời. Nhưng, chị ấy có dành thời gian để tính thử hay không, đọc 30 quyển sách 1 tháng đọc 1 quyển sách 1 ngày. Vậy, ở đây có 2 giả thuyết: a. Thứ nhất, nếu bình quân một quyển sách chị đọc là 200 trang thì với tốc độ đọc bình quân là 40 trang/giờ thì chị ấy phải dành 5 giờ/ngày để đọc sách. b. Thứ hai, nếu chị ấy chỉ dành 1 giờ để đọc sách (tôi nghiêng về giả thuyết này hơn khi tìm hiểu về những mục tiêu khác của chị ấy về công việc, gia đình, con cái…) chị ấy đọc các quyển sách có bình quân số trang là 40 trang/quyển. Tôi rất muốn biết chị ấy đọc sách thể loại gì trong trường hợp này. Do đó, ở từng mục tiêu, bạn nên lên kế hoạch (bao gồm cả kế hoạch về thời gian) để thực hiện nó. Nếu bạn có mục tiêu về sức khỏe, thì bạn phải có thời gian dành cho việc tập thể dục, nếu bạn có mục tiêu về công việc lớn, thì bạn phải có thời gian dành cho công việc nhiều hơn. 3. Bạn không kiểm soát được kế hoạch của chính mình. Bao gồm: a. Thứ nhất: bạn đã có kế hoạch tổng nhưng không có kế hoạch tuần (dùng để bám theo) b. Thứ hai: không đánh giá việc thực hiện kế hoạch quản lí thời gian của mình như thế nào. c. Thứ ba: không theo dõi mỗi ngày mình đã dùng thời gian của mình ra sao. Điều này thể hiện rõ ràng nhất nếu bạn có một câu hỏi mỗi ngày là: tối nay tôi sẽ làm gì? Hoặc: tại sao tôi lúc nào cũng không có thời gian dành cho những việc khác ngoài công việc. Vậy, cách khắc phục là gì? Đơn giản, bạn hãy khắc phục chính 3 nguyên nhân khiến bạn quản lí thời gian không hiệu quả: 1. Có mục tiêu SMART_OPEN. Nghĩa là, ngoài các mục tiêu chính (và SMART), bạn phải quan tâm đến những mục tiêu “vệ tinh” mà bạn đã/phải ưu tiên thực hiện. 2. Có kế hoạch rõ ràng để thực hiện mục tiêu đó. Ở từng mục tiêu, bạn đều tính ra bình quân 1 tuần hoặc 1 ngày bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để thực hiện nó. Cách của tôi thường dùng là tính thành tuần vì có một số việc tôi không làm hằng ngày. Cụ thể: - Một ngày 24 giờ * 7 ngày = 168 giờ o Tôi ngủ: 7 giờ/ngày*7 = 49 o Tôi làm việc: 11 giờ/ngày *6 = 66 o Tôi tập thể dục: 2 giờ/ngày * 3 ngày = 6 o Học tiếng Anh: 1 giờ/ngày * 7 = 7 o Đọc sách: 1 giờ/ngày * 7 = 7 o Thời gian ăn: 1 giờ 30 phút * 7 = 10.5 o Thời gian di chuyển: 1 giờ 30 phút * 7 = 10.5 o Thời gian vệ sinh cá nhân, tắm: 30 phút * 7 = 3.5 - Tổng thời gian một tuần cho công việc cố định: 159.5 giờ - Thời gian còn lại: 8h/tuần tôi dành cho: o Gia đình: 1 giờ 30 phút (tôi ở xa và chỉ gọi điện/nhắn tin) o Giải trí: 7 giờ. Thật tuyệt vời, đối với tôi, 7 giờ giải trí 1 tuần là quá tuyệt vời. Tôi có thể dành nó cho bạn bè hoặc tự relax một mình. 3. Lên kế hoạch hằng tuần và kiểm soát nó. Bảng ở trên dùng để tính khối lượng công việc bình quân của một tuần. Tuy nhiên, mỗi tuần, kế hoạch này có thể thay đổi và bạn có thể điều chỉnh kế hoạch mỗi tuần cho phù hợp. Lên chi tiết từng mốc thời gian từ lúc bắt đầu buổi sang (khi thức dậy) cho đến khi bạn đi ngủ. Và quan trọng, đừng quên viết nó ra một cách chi tiết, quản lí nó bằng công cụ (excel, điện thoại…) để quản lí. Tuần mới, nên đánh giá lại công việc của tuần cũ và tự nhìn nhận để điều chỉnh là có những kế hoạch tốt hơn. Trên đây là những kinh nghiệm về quản lí thời gian mà tôi đã từng áp dụng và tôi nghĩ nó khá ổn với mình cho đến thời điểm hiện tại. Bạn sẽ có thể ứng dụng nó vào cuộc sống của chính bạn để có thể quản lí thời gian tốt hơn. Tôi hi vọng, sau khi áp dụng nó, thì tổng thời gian một ngày bạn dùng sẽ chính xác là 24 giờ. Cuối cùng, cám ơn bạn đã dành thời gian quí báu trong 24 giờ của mình để đọc bài viết này của tôi. Và để tỏ lòng cảm ơn đó, tôi có thể chia sẻ các công cụ mà mình đang sử dụng đến bạn. Cứ liên hệ với tôi nếu bạn cần. Your welcome! Hà Chiến Thắng
