Với nhu cầu gửi và nhận email ngày càng nhiều như hiện nay, email Outlook 365 online đạt số lượng người dùng ngày càng nhiều. Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về các tính năng và hướng dẫn sử dụng chi tiết phần mềm email trên nền tảng web này. Phần mềm Outlook 365 online là gì? Outlook 365 online là nền tảng gửi và nhận thư điện tử trực tuyến được Microsoft phát hành bao gồm các tính năng quen thuộc như email, lịch, ghi chú, quản lý thông tin liên lạc, quản lý công việc, duyệt web và tạp chí. Người dùng có thể sử dụng công cụ này như một ứng dụng độc lập để làm việc hoặc kết nối trực tiếp với các ứng dụng khác như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Microsoft Teams, Office 365… Với phần mềm này, người dùng có thể đăng nhập sử dụng dễ dàng chỉ cần thiết bị có kết nối internet. Các tính năng đặc biệt có trong Outlook 365 online Để người dùng có cái nhìn tổng quan hơn về phần mềm Outlook 365 online hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các tính năng đặc biệt mà giải pháp này đang sở hữu: Lên lịch gửi email: Thao tác lên lịch gửi thư dễ dàng để tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo người nhận, nhận được email theo đúng khung giờ làm việc phù hợp. Tạo cuộc họp đa nhiệm từ một cửa sổ: Không cần chuyển đổi qua nhiều tab để thực hiện, người dùng có thể trực tiếp tổ chức cuộc họp liên kết với Teams trên chính giao diện của Outlook. Gửi email tương tự: Tính năng Quick Parts cho phép lưu trữ mẫu email để sử dụng gửi tới nhiều địa chỉ khác nhau điển hình như báo cáo, thông báo lịch họp hoặc nghỉ lễ. Sử dụng tổ hợp phím tắt: Khi sử dụng Outlook 365 online người dùng có thể thao tác nhanh chóng bằng các tổ hợp phím tắt cơ bản như chuyển sang lịch, vào email, truy cập danh bạ, đặt lịch hẹn hoặc tạo liên hệ. Thay đổi chế độ mặc định: Người dùng có thể thay đổi chế độ xem bằng cách tùy chỉnh các cột, thay đổi font chữ, sắp xếp email. Chia sẻ lịch làm việc: Hệ thống các công việc cần thực hiện được sắp xếp theo từng thời gian cụ thể, người dùng có thể chia sẻ tới đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác để nắm rõ tiến độ và lịch trình làm việc. Các tính năng đặc biệt trên sẽ giúp người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn cả với chính Outlook 365 online. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn cách thức sử dụng công cụ này trên nền tảng web một cách hiệu quả nhất. Hướng dẫn 04 cách sử dụng Outlook 365 online dễ dàng Nếu như người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng Outlook 365 online thế nào cho dễ dàng và nhanh chóng nhất hãy cùng theo dõi hướng dẫn chi tiết dưới đây. Tuy nhiên, trước khi tiến hành thao tác người dùng bắt buộc phải đăng ký thành công tài khoản Outlook 365 bản quyền. Gửi email Bước 1: Truy cập địa chỉ https://outlook.live.com/ và click chọn Đăng nhập. Bước 2: Tiến hành đăng nhập như thường lệ với email và mật khẩu tài khoản đã đăng ký thành công của Microsoft. Bước 3: Click chọn Thư mới. Bước 4: Giao diện gửi email sẽ hiện ra, người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ người nhận, nội dung thư, tệp đính kèm sau đó click chọn Gửi hoặc không muốn gửi có thể chọn Bỏ. Tạo chữ ký email Sau khi đã thao tác thành công nội dung thư, trước khi tiến hành gửi đi người dùng có thể thao tác lên lịch trên chính Outlook 365 online như sau: Bước 1: Truy cập biểu tượng cài đặt sau đó click chọn Xem tất cả cài đặt Outlook. Bước 2: Chọn danh mục Thư sau đó click chọn Thảo và trả lời. Tiếp đến người dùng click chọn Chữ ký mới hoặc chỉnh sửa chữ ký. Bước 3: Toàn bộ các thay đổi của người dùng sẽ được hệ thống lưu trữ tự động. Quản lý lịch làm việc Khi sử dụng Outlook 365 online, người dùng còn có thể quản lý lịch trình làm việc dễ dàng của cá nhân và tổ chức với các bước thực hiện như sau: Bước 1: Click chọn biểu tượng lịch ở thanh công cụ bên trái. Tiếp đến click chọn Tạo sự kiện mới. Bước 2: Điền đầy đủ thông tin yêu cầu sau đó click chọn Lưu. Bước 3: Sau khi tạo sự kiện thành công, người dùng có thể theo dõi dễ dàng trên nền lịch làm việc và có thể chia sẻ cho đồng nghiệp bằng cách click chọn Chia sẻ. Để chia sẻ được, rất đơn giản người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email 365 Outlook. Tổ chức cuộc họp nhóm Nếu người dùng muốn tổ chức cuộc họp nhóm trên chính Outlook 365 online có thể thao tác như sau: Bước 1: Click chọn Cuộc gọi trong Teams trên thanh công cụ ở góc trên cùng bên cạnh thanh tìm kiếm. Bước 2: Giao diện màn hình được điều hướng sang Microsoft Teams, tại đây người dùng click chọn Tiếp tục tham gia cuộc họp với trình duyệt này hoặc Tham gia với ứng dụng Teams. Bước 3: Người dùng thêm đối tượng tham gia để bắt đầu với cuộc họp nhóm. Với những hướng dẫn cụ thể được chúng tôi giới thiệu trên đây, người dùng đã có thể tự thao tác sử dụng Outlook 365 online dễ dàng. Nếu muốn đăng ký tài khoản bản Outlook 365 bản quyền, vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua địa chỉ: Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365 Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội. Hotline: 024.9999.7777 Email: vphn@hvn.vn
