Khởi đầu cho một quá trình tồn tại của một doanh nghiệp là việc thành lập doanh nghiệp.“ Vạn sự khởi đầu nan” là tâm lý chung của các nhà đầu tư thành lập doanh nghiệp. Họ mong muốn mọi điều bắt đầu suôn sẻ khi quyết định tham gia vào cuộc chơi - kinh doanh có nhiều cơ hội nhưng cũng đầy mạo hiểm. Với tinh thần khuyến khích thành lập doanh nghiệp, Nhà nước Việt Nam trong những năm gần đây đang tích cực cải cách hành chính trong lĩnh vực kinh doanh nhằm đơn giản thủ tục, phù hợp thông lệ và pháp luật quốc tế theo tinh thần tích cực, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư trong nước cũng như các nhà đầu tư nước ngoài trong việc thành lập doanh nghiệp. Bắt đầu từ Luật Doanh nghiệp 1999, khi pháp luật nêu quan điểm thành lập doanh nghiệp là quyền của người kinh doanh thì đồng thời cũng xác định, nghĩa vụ và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước đối với việc thực hiện quyền này của người kinh doanh. Pháp luật về thành lập doanh nghiệp có những quy định cụ thể, rõ ràng các vấn đề: nội dung hồ sơ; giảm bớt các rào cản về gia nhập thị trường đối với doanh nghiệp; trình tự, thời hạn, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước cũng như quyền khiếu nại, khiếu kiện của nhà đầu tư trong việc thành lập doanh nghiệp. Điều đáng chú ý là pháp luật về điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp đã được ban hành theo hướng: Công khai, minh bạch và chú ý đến tính khả thi đặt trong điều kiện Nhà nước nêu cao quyết tâm tiếp tục cải cách nền hành chính nói chung và thủ tục hành chính trong kinh doanh nói riêng. Hiện tại, thủ tục thành lập một doanh nghiệp có nhiều bước, được chia thành hai giai đoạn: một là, đăng ký doanh nghiệp và hai là, các thủ tục khác sau khi đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp Người thành lập doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp. Nghiêm cấm cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan khác gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân trong khi tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm nội dung về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế đối với các loại hình doanh nghiệp thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập mới doanh nghiệp và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thực tế, đăng ký doanh nghiệp chủ yếu áp dụng đối với việc thành lập doanh nghiệp của nhà đầu tư trong nước, trong những lĩnh vực kinh doanh thông thường. Việc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư thay cho thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Việc thành lập doanh nghiệp trong một số lĩnh vực kinh doanh đặc thù có những quy định riêng, được đề cập trong mục thành lập doanh nghiệp trong những trường hợp khác. Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 về đăng ký doanh nghiệp quy định cụ thể về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh; quy định về cơ quan đăng ký kinh doanh và quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp. 1. Cơ quan đăng ký kinh doanh Ở Việt Nam, cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức thành một hệ thống trong toàn quốc với 2 cấp là tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư gọi chung là phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Căn cứ vào yêu cầu và nhiệm vụ cụ thể của công tác đăng ký kinh doanh ở địa phương, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập phòng đăng ký kinh doanh cấp huyện, trường hợp không thành lập phòng đăng ký kinh doanh cấp huyện thì giao Phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đăng ký kinh doanh và gọi chung là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện. Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có chức năng đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp. Các hộ kinh doanh thực hiện đăng ký hộ kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện. Hợp tác xã có thể thực hiện đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc huyện. Các cơ quan đăng ký kinh doanh, ngoài chức năng trực tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hướng dẫn người đăng ký doanh về ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và điều kiện kinh doanh các ngành nghề đó (tiền kiểm), còn có những chức năng khác liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp (hậu kiểm). Đó là các hoạt động: phối hợp xây dựng, quản lý, vận hành hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia; thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu từ cơ sở dữ liệu về đăng ký kinh doanh tại địa phương sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; cung cấp thông tin về đăng ký doanh nghiệp trong phạm vi địa phương cho ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Cục thuế địa phương, các cơ quan có liên quan, cho các tổ chức, cá nhân có yêu cầu; trực tiếp kiểm tra hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra doanh nghiệp theo nội dung trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; hướng dẫn cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh; hướng dẫn doanh nghiệp và người thành lập công ty về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp và có quyền thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp trong những trường hợp do pháp luật quy định. Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia là hệ thống thông tin nghiệp vụ chuyên môn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và vận hành để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với dữ liệu phục vụ công tác đăng ký doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia bao gồm cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia là trang thông tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng, truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp và phục vụ cho công tác cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về doanh nghiệp. Xác lập và duy trì Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia còn để thực hiện những dịch vụ công đối với doanh nghiệp. Các tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp thông tin về nội dung đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và phải trả phí theo quy định. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện được quy định tại Điều 10 và 11 Nghị định số 43/2010/NĐ-CP. 2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp Lần đầu tiên, những tài liệu trong Hồ sơ đăng ký kinh doanh (nay là Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp) của từng loại doanh nghiệp được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và điều này đảm bảo tính thống nhất cao trong áp dụng pháp luật, thể hiện tinh thần kiên quyết cải cách thủ tục hành chính kinh doanh của Nhà nước. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu thống nhất do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành và được áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn quốc là tài liệu có trong mọi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nội dung của giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế. Nếu doanh nghiệp đăng ký những ngành nghề kinh doanh có điều kiện mà hình thức của điều kiện kinh doanh là vốn pháp định hoặc chứng chỉ hành nghề thì trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có thêm văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, của một hoặc một số cá nhân đối với công ty TNHH, công ty cổ phần. Đối với các công ty, trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có dự thảo Điều lệ công ty, danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty TNHH một thành viên là tổ chức trong trường hợp có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ quyền, danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Ngoài ra, trong Hồ sơ này còn có các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 24 Nghị định số 43/2010/NĐ-CP. Người thành lập doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp xảy ra trước và sau đăng ký doanh nghiệp. Tham khảo dịch vụ tư vấn thành lập công ty trọn gói tại TP.HCM. 3. Tiếp nhận hồ sơ, phối hợp tạo và cấp mã số doanh nghiệp, cấp đăng ký doanh nghiệp Người thành lập doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền nộp hồ. sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản viết trên giấy trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Người thành lập doanh nghiệp có thể thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Đó là việc đăng ký doanh nghiệp thông qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, phòng đăng ký kinh doanh phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo qua mạng điện tử cho cá nhân, tổ chức đã đăng ký doanh nghiệp thời điểm trả kết quả đăng ký doanh nghiệp hoặc các nội dung cần bổ sung, sửa đổi (nếu có). Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định, thông tin về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính). Trong thời hạn hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tạo mã số doanh nghiệp và chuyển mã số doanh nghiệp sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp, cấu trúc mã sổ doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế. Thông tin về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang Tổng cục Thuế. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số đăng ký kinh doanh và mã số thuế của doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động thì mã số doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực và không được sử dụng lại. Mã số doanh nghiệp được lưu trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong suốt quá trình hoạt động, kể từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động, mã số doanh nghiệp được dùng để kê khai nộp thuế cho tất cả các loại thuế phải nộp, kể cả trường hợp doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành, nghề khác nhau hoặc hoạt động sản xuất, kinh doanh tại các địa bàn khác nhau. Mã số đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Trường hợp Tổng cục Thuế từ chối cấp mã số cho doanh nghiệp thì phải gửi thông báo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong đó nói rõ lý do từ chối để chuyển cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo cho doanh nghiệp. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ là thời hạn quy định chung cho phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh không chỉ khi cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ các công việc đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập mới doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và mọi công việc khác liên quan đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu có đủ các điều kiện sau đây: Ngành, nghề kinh doanh không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh; Tên doanh nghiệp được đặt đúng theo quy định của pháp luật; Có trụ sở chính đăng ký theo quy định của pháp luật; Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ quy định của pháp luật; Nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định. Doanh nghiệp có thể nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp, tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký và trả phí để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ chuyển phát. Kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề yêu cầu phải có điều kiện. Nếu quá thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ mà không được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp và Phụ lục IV Thông tư số 14/2010/TT-BKH ngày 4-6-2010 hướng dẫn một số nội dung về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định số 43/2010/NĐ-CP. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp có giá trị trong phạm vi toàn quốc. 4. Thành lập doanh nghiệp trong những trường hợp khác Có những quy định riêng về thủ tục thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp kinh doanh trong một số lĩnh vực đặc thù.
