Với người dùng mới, việc học cách sử dụng email doanh nghiệp Outlook là hoàn toàn dễ dàng khi tham khảo bài viết này. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các thông tin cơ bản và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này. Email doanh nghiệp Outlook là gì? Người dùng có thể dễ dàng hình dung email doanh nghiệp Outlook là nền tảng gửi và nhận thư dành cho đối tượng doanh nghiệp có số lượng người dùng từ 1 - 300 thành viên. Nếu như phiên bản email miễn phí của Outlook chỉ có 15GB sử dụng thì với phiên bản trả phí của doanh nghiệp sẽ là 50GB cho mỗi tài khoản. Đặc biệt người dùng sẽ được lựa chọn tên miền đăng ký theo đúng website email công ty và từng nhân sự trong tổ chức đều được cấp email tên miền dưới dạng này. Ví dụ doanh nghiệp HVN đăng ký email Outlook với địa chỉ @hvn.vn, khi đó người dùng có thể tạo riêng biệt từng email cho các phòng ban như Kinhdoanh@hvn.vn, Marketing@hvn.vn… và tương tự như vậy đối với nhân sự công ty. Bằng cách này, doanh nghiệp khi làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác qua nền tảng này đều được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp. Đây cũng được đánh giá là một trong những lợi thế đặc biệt của nhiều doanh nghiệp so với đối thủ. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm nổi bật hơn hẳn với đối thủ mà email doanh nghiệp Outlook đang sở hữu. Ưu điểm mà email doanh nghiệp Outlook sở hữu Với số lượng người dùng đạt con số khổng lồ như hiện nay, email doanh nghiệp Outlook đang dần chiếm lợi thế hơn so với các nền tảng gửi thư khác. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật mà người dùng có thể tham khảo: Tốc độ truy cập nhanh Ưu điểm đầu tiên được nhiều người dùng đánh giá cao khi sử dụng email doanh nghiệp Outlook chính là tốc độ truy cập. Hãy thử hình dung, thay vì sử dụng một nền tảng email có tốc độ phản hồi chậm cứ sau cả phút mới hoàn thành yêu cầu của người dùng thì email có tốc độ nhanh ở mức phản hồi chưa đến 1s chắc chắn sẽ được lựa chọn nhiều hơn. Với tính năng này, email Outlook đã thu hút được lượng lớn người dùng hiện nay vì giải quyết công việc một cách nhanh chóng và tiết kiệm thêm nhiều thời gian. Giao diện đẹp mắt dễ sử dụng Ngoài tốc độ truy cập thì email doanh nghiệp Outlook còn được đánh giá với giao diện đẹp mắt và dễ dàng sử dụng. Ngay cả với những người dùng mới, phần mềm này đều đáp ứng khả năng dễ thao tác và trải nghiệm nhanh chóng. Điển hình là mỗi phần mềm sẽ có một màu sắc riêng biệt để người dùng dễ dàng nhận biệt, hơn nữa các thiết kế bên trong phần mềm luôn đảm bảo yếu tố tối giản, sự kết hợp hoàn hảo giữa màu sắc, hình khối và nội dung. Khi đó, người dùng sẽ cảm thấy giao diện sử dụng giữa các phần mềm có sự kết nối tương ứng và không mất quá nhiều thời gian để thao tác. Da dạng hộp thư Với những người dùng thường xuyên sử dụng email doanh nghiệp Outlook là phương tiện làm việc chủ yếu thì ưu điểm liên quan đến hộp thư và các tính năng đặc biệt sẽ là một điểm cộng cực kỳ lớn. Bởi lẽ, thay vì toàn bộ các thư được lưu chung trong một hộp thì nay với các email quan trọng người dùng có thể lưu trữ tại hộp thư ưu tiên và gắn cờ phân loại dễ dàng. Bằng cách này, người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm email và rút ngắn tốc độ trả lời email tới khách hàng hoặc đối tác. Không gian lưu trữ khổng lồ So với các nền tảng gửi thư điện tử khác, email doanh nghiệp Outlook được đánh giá cao cả về không gian lưu trữ với 50GB dung lượng. Với mức dung lượng này, người dùng hoàn toàn có thể thoải mái làm việc mà không lo lắng dung lượng bị đầy. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tiết kiệm dung lượng email này bằng cách sử dụng kết hợp với OneDrive để đăng tải các tệp, dữ liệu lên đám mây sau đó chuyển gửi đính kèm để người nhận có thể dễ dàng xem và nhận xét. Kết hợp nhiều tính năng hữu ích Ngoài tính năng hỗ trợ gửi thư, email doanh nghiệp Outlook còn sở hữu thêm nhiều các tính năng đặc biệt như thu hồi, lên lịch gửi email, quản lý danh bạ, quản lý công việc và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Đặc biệt, phần mềm này còn có thêm tính năng bảo mật an toàn để lọc dữ liệu, hạn chế email spam và Virus tấn công. Đặc biệt, khi người dùng đăng ký sử dụng trọn bộ dịch vụ làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365 còn có thể sử dụng đồng thời với các ứng dụng khác như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams… để làm việc nhanh chóng và thuận tiện hơn. Với những ưu điểm trên đây, email doanh nghiệp Outlook dần chiếm ưu thế trên thị trường ở các đơn vị hoặc tổ chức hoạt động trong đa dạng các lĩnh vực và quy mô. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách thức sử dụng email Outlook chỉ với 05 phút thực hiện. Hướng dẫn sử dụng email doanh nghiệp Outlook dễ dàng Nếu người dùng chưa biết sử dụng phần mềm email doanh nghiệp Outlook thì có thể tham khảo ngay những hướng dẫn chi tiết dưới đây: Gửi email mới Để gửi email doanh nghiệp Outlook đến đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng người dùng có thể thao tác các bước như sau: Bước 1: Đăng nhập email Outlook trên nền tảng online hoặc offline đều được. Sau đó click chọn Tạo thư mới. Bước 2: Một khung tạo email mới hiện ra, tại đây người dùng sẽ nhập toàn bộ các thông tin được yêu cầu bao gồm cả địa chỉ email người nhận, tiêu đề, nội dung thư, tệp đính kèm… Bước 3: Click chọn nút Gửi nếu người dùng muốn thao tác gửi thư tức thì. Trong trường hợp muốn lên lịch gửi thư click vào dấu V bên cạnh nút gửi sau đó chọn Lên lịch gửi. Bước 4: Một giao diện lên lịch gửi thư hiện ra, tại đây người dùng sẽ nhập khoảng thời gian muốn gửi và click chọn Gửi. Như vậy, người dùng đã thao tác gửi email doanh nghiệp thành công trên phần mềm Outlook. Tiếp đến, để thư gửi trở nên chuyên nghiệp hơn người dùng có thể thao tác tạo chữ ký riêng biệt theo hướng dẫn bên dưới. Tạo chữ ký Thông thường chữ ký email sẽ bao gồm họ và tên, số điện thoại liên hệ, đơn vị công tác và một vài các liên kết tới kênh truyền thông của doanh nghiệp. Để thiết lập được chữ ký trên email doanh nghiệp Outlook, người dùng tiến hành thao tác như sau: Bước 1: Click chọn vào biểu tượng cài đặt sau đó click chọn Xem tất cả cài đặt Outlook. Bước 2: Click chọn Thư, tiếp đến chọn Thảo và trả lời sau đó người dùng click chọn Chỉnh sửa chữ ký email hoặc thêm Chữ ký mới. Bước 3: Chữ ký sẽ được hệ thống tự động lưu trữ nên người dùng không cần phải thao tác lưu thủ công. Sau khi đã thực hiện hiện xong cả 3 bước trên, bất cứ email nào được gửi đi đều kèm theo chữ ký của người dùng thiết lập. Thêm danh bạ mới Trong trường hợp người dùng muốn thêm danh bạ mới để dễ dàng quản lý và thao tác nhanh chóng khi cần có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn đối với email doanh nghiệp Outlook như sau: Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình click chọn vào biểu tượng Mọi người sau đó chọn Liên hệ mới. Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin như hình ảnh bên dưới và click chọn Lưu. Bước 3: Hoàn tất. Thêm công việc Ngoài thêm liên hệ mới, người dùng còn có thể bổ sung thêm công việc trên email doanh nghiệp Outlook với các bước như sau: Bước 1: Truy cập vào biểu tượng lịch, tiếp đến click chọn Sự kiện mới. Bước 2: Nhập tiêu đều, thêm người tham dự và thời gian thực hiện sau đó click chọn Lưu. Tổ chức cuộc họp Cuối cùng là một tính năng mà người dùng cũng không nên bỏ qua trên email doanh nghiệp Outlook chính là tổ chức cuộc họp. Dưới đây là 04 bước thực hiện chi tiết: Bước 1: Trên thanh công cụ góc trên cùng màn hình bên phải click chọn Cuộc gọi trong Teams. Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra, tại đây người dùng click chọn tổ chức cuộc họp trong phần mềm Teams như thường lệ. Bước 3: Thêm thành viên hoặc chia sẻ link đến người tham dự. Bước 4: Hoàn tất. Trên đây là toàn bộ những thông tin mà người dùng cần biết để hiểu rõ hơn về email doanh nghiệp Outlook. Nếu người dùng muốn đăng ký tài khoản hoặc muốn hỗ trợ thao tác sử dụng vui lòng liên hệ đến địa chỉ: Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365 Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội. Hotline: 024.9999.7777 Email: vphn@hvn.vn
