Chữ ký số là gì? Vì sao các doanh nghiệp đang hoạt động hiện nay bắt buộc phải dùng chữ ký số?

Sự phát triển của công nghệ mang đến cho con người nhiều ứng dụng nhằm tạo sự tiện lợi, giải quyết nhu cầu nhanh chóng. Trong vòng 5 năm trở lại đây, chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều ứng dụng công nghệ hóa nhằm rút ngắn thời gian, số hóa quy trình, nâng cao tính thuận tiện trong các thủ tục hành chính giữa doanh nghiệp và các cơ quan ban ngành.

Một trong những ứng dụng đáng chú ý nhất đang được ngày càng sử dụng phổ biến là chữ ký số.

Trong bài viết này, Quốc Luật sẽ giúp bạn hiểu rõ về các vấn đề liên quan đến chữ ký số:

1. Chữ ký số là gì?
2. Vì sao các doanh nghiệp đang hoạt động hiện nay bắt buộc phải dùng chữ ký số?
3. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay?
4. Doanh nghiệp nên chọn loại chữ ký số nào?

Quốc Luật cũng có đăng 1 video youtube cùng bàn về chủ đề này:

​

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi chữ ký số sẽ chứa một cặp khóa bao gồm:

• Khóa Công khai - (dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng).
• Khóa Bảo mật - (dùng để tạo Chữ ký số).

Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các trường hợp như ký hóa đơn điện tử, tờ khai thuế điện tử, hợp đồng điện tử, v.v…

Vì sao các doanh nghiệp đang hoạt động hiện nay bắt buộc phải dùng chữ ký số?

1. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, để hóa đơn điện tử có hiệu lực, doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để ký hóa đơn.

2. Kể từ tháng 11/2019, hệ thống thuế điện tử Etax (thuedientu.gdt.gov.vn) được triển khai và áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Trước đó, Theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Như vậy, để có thể sử dụng được hệ thống thuế điện tử Etax, doanh nghiệp buộc phải trang bị chữ ký số để ký các văn bản khai thuế và nộp thuế.

3. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy như trước kia. Để có thể ký các hợp đồng điện tử, doanh nghiệp buộc phải sử dụng chữ ký số.

Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay?

Tính tới thời điểm hiện nay, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số có thể chọn 1 trong 2 giải pháp:

1. Chữ ký số trực tiếp thông qua thiết bị USB Token.

Doanh nghiệp sử dụng USB Token - một loại thiết bị chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, dùng để xác nhận hay cho chữ ký của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Cách sử dụng chữ ký số USB Token rất đơn giản. Người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính, sau đó cài đặt các phần mềm cần thiết và thực hiện ký số trên các văn bản điện tử. Theo phương pháp này, doanh nghiệp không thể thực hiện ký số nếu không có usb token.

Hãy cùng xem qua những ưu và nhược điểm của loại chữ ký số này:

Ưu điểm:

• Chi phí tương đối thấp.
• Có thể ký một số văn bản mà không cần kết nối Internet.

Nhược điểm:

• Quá trình ký số của chữ ký số USB Token yêu cầu sự kết nối của USB Token và máy tính.
• Chữ ký số USB Token cũng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng nhiều người trên 1 Token.

2. Chữ ký số từ xa - chữ ký số đám mây.

Chữ ký số từ xa là loại loại chữ ký số sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.

Chữ ký số từ xa còn được gọi với nhiều tên khác như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,…
Sự khác biệt nhất của ký số từ xa là sử dụng công nghệ đám mây để ký số mà không cần dùng USB Token hay SIM với tốc độ ký nhanh hơn, ký được nhiều hơn mà vẫn đảm bảo an toàn và tính pháp lý.
Các doanh nghiệp/cá nhân có thể ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng thay vì chỉ thực hiện trên máy tính như hiện nay.

Hãy cùng xem qua những ưu và nhược điểm của loại chữ ký số này:

Ưu điểm:

1. Nhanh và tiện lợi hơn, có thể ký bất kỳ đâu, miễn là máy tính có kết nối với Internet.
2. Có thể ký trên mọi nền tảng như điện thoại, máy tính bảng, máy vi tính.
3. Có thể cho nhiều người có thể tham gia ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc.
4. Có tốc độ xử lý chứng từ nhanh chóng hơn và hạn chế lỗi từ thiết bị cứng.

Nhược điểm:

1. Chi phí cao, yêu cầu người dùng phải kết nối Internet để có thể sử dụng.
2. Rủi ro bảo mật trong trường hợp thông tin đăng nhập tài khoản ký số bị lộ ra ngoài.

Doanh nghiệp nên chọn loại chữ ký số nào?

Nếu xét về tính tiện lợi và nhanh chóng, giải pháp chữ ký số từ xa sẽ là lựa chọn tối ưu hơn hết. Ngược lại, để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên chọn giải pháp chữ ký số trực tiếp thông qua USB Token.

Như vậy, qua bài viết trên, Quốc Luật đã giải thích rõ chữ ký số là gì, cũng như các khía cạnh liên quan đến chữ ký số.

Quốc Luật chúc các bạn có một ngày làm việc hiệu quả!

 

cảm ơn bạn bài viết rất hay ạ

 

hữu ích, cảm ơn bạn đã chia sẻ

 

Tôi muốn tìn hiểu

 

Mời các bạn đọc thêm các bài viết về Trường quốc tế để định hướng phát triển cho trẻ