Soạn thảo một email thương mại chuẩn mực, chuyên nghiệp không phải là chuyện dễ dàng. Đặc biệt khi bạn làm việc với đối tác nước ngoài, viết email tiếng Anh sẽ là thử thách khó khăn hơn. Trình bày lý do viết email Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là: – I am writing to you regarding…/ in connection with… Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề… – Further to…/ With reference to… Liên quan đến việc… – I am writing to you on behalf of… Tôi thay mặt…viết email này để… – Might I take a moment of your time to… Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác) Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm: – I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về… – Would you mind…? / Would you be so kind as to…? Xin ông/ bà/ công ty vui lòng… – We are interested in…and we would like to… Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn… – We carefully consider…and it is our intention to… Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được… Xin lỗi người nhận email Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo: – We regret / are sorry to inform you that… Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng… – Please accept our sincere apologies for… Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về… – We truly understand and apologize for…you are given due to… Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do… – I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation. Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường. Đề cập đến tài liệu đính kèm Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói: – Please find attached… Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email. – Attached you will find… Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này. – I am sending you…as an attachment. Tôi đã đính kèm… – Can you please sign and return the attached contract by next Friday? Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.) Kết thúc email Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như: – Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi. – I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ. – Please reply once you have the chance to… Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã… – We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon. Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm. Sưu tầm
