Nhiều người dùng Microsoft 365 đã lâu nhưng chưa từng sử dụng Microsoft Access do chưa biết hết những công dụng, tính năng mà giải pháp này mang lại. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để cùng chúng tôi tìm hiểu về những bí mật liên quan đến công cụ này. Microsoft Access là gì? Access được biết đến là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu được Microsoft phát hành để kết hợp cùng với các phần mềm khác như Office 365, Teams, OneDrive, Outlook, OneNote… Phần mềm này hoạt động bằng cách sử dụng Microsoft Jet Database Engine được đa số người dùng trải nghiệm trên thiết bị hệ điều hành Windows. Khi sử dụng phần mềm Access, người dùng sẽ được sử dụng các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như cập nhật dữ liệu, chỉnh sửa thông tin, xuất báo cáo nhanh chóng. Phần mềm này được đánh giá tương tự như với Excel nơi cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Tuy nhiên người dùng có thể thao tác thực hiện với nhiều tác vụ khó hơn, phức tạp hơn và sử dụng với khối lượng dữ liệu lớn hơn. Để đáp ứng được nhu cầu sử dụng cao của doanh nghiệp, chắc hẳn phần mềm này sẽ có những thành phần hỗ trợ cao cấp, hãy cùng chúng tôi theo dõi thông qua bài viết dưới đây. 04+ đối tượng chính có trong Microsoft Access Thông thường, một phần mềm Microsoft Access sẽ bao gồm 04 đối tượng chính để người dùng sử dụng như sau: Bảng Đây là phần mềm đầu tiên mà người dùng sẽ thấy xuất hiện trong Access chính là nơi lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng. Khi đó, mỗi bảng tính sẽ bao gồm nhiều cột và dòng để tạo thành ô khác nhau, mỗi ô sẽ chứa một chủ thể nhất định. Hơn nữa, người dùng có thể chủ động thay đổi dữ liệu bất cứ lúc nào theo nhu cầu sử dụng riêng biệt. Bằng cách này, người dùng sẽ có thể dễ dàng quan sát thông tin một cách trực quan nhất. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về một thành phần không thể thiếu trong phần mềm này chính là biểu mẫu thông qua nội dung bên dưới. Biểu mẫu Nếu như bảng là thành phần lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp trên Access thì biểu mẫu chính là đối tượng hỗ trợ quá trình nhập thông tin diễn ra nhanh chóng hơn. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng để chỉnh sửa, hiển thị thông tin dễ dàng nhất và được dùng để điều khiển ứng dụng. Khi sử dụng biểu mẫu, dữ liệu sẽ luôn được đảm bảo về tính nhất quán, đồng bộ và tổ chức tốt nhất. Hơn nữa, việc sử dụng biểu mẫu cũng có thể được áp dụng với để hướng dẫn nhiều thành viên khác trong cùng tổ chức cung cấp dữ liệu đảm bảo tính chính xác và giữ đúng định dạng mong muốn. Một lưu ý cho người dùng, những dữ liệu trong thành phần này sẽ được sử dụng để cung cấp cho một hoặc nhiều bảng liên quan. Truy vấn Tiếp đến là một thành phần quan trọng mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Access chính là khả năng truy vấn. Tính năng này đồng nghĩa với việc người dùng có thể sử dụng để sắp xếp, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Đặc biệt, khi tiến hành thao tác truy vấn trên phần mềm này người dùng cần phải lựa chọn các điều kiện cụ thể nhất để hệ thống cho ra kết quả chính xác. Báo cáo Cuối cùng là một thành phần cũng quan trọng không kém và người dùng cần phải dùng đến khi sử dụng toàn bộ các tính năng bảng, biểu mẫu và truy vấn chính là báo cáo. Đa phần người dùng sẽ sử dụng mục này để tiến hành trình bày cụ thể một đối tượng với cách tổng hợp, định dạng, tính toán từ những dữ liệu có sẵn. Khi đó, người dùng có thể tiến hành xây dựng bản báo cáo từ bất cứ bảng nào, dữ liệu hoặc truy vấn cụ thể nào. Với 04 thành phần trên đây, người dùng đã phần nào hiểu rõ hơn về vai trò cơ bản của Access đối với người dùng hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những chức năng chính của phần mềm này thông qua nội dung bên dưới đây. 05+ chức năng chính của Microsoft Access Ngoài những tính năng cơ bản, phần mềm Microsoft Access còn sở hữu đa dạng các tính năng nâng cao để hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả, thuận tiện hơn với bảng, biểu mẫu và truy vấn. Khi sử dụng phần mềm này, người dùng có thể áp dụng quản lý thông tin đối với các doanh nghiệp bao gồm cả vừa và nhỏ. Ngoài ra, phần mềm này cũng hỗ trợ quản trị dữ liệu ở một số mảng của doanh nghiệp như quản lý đơn hàng, thông tin sản phẩm trạng thái bán hàng… Dưới đây là một vài các chức năng chính là Microsoft Access đảm nhiệm mà người dùng nhất định phải biết như sau: Dựa trên thông tin có sẵn, tự động tạo bảng nhanh chóng chỉ trong một khoảng thời gian ngắn. Lưu trữ thông tin mọi lúc, mọi nơi để đảm bảo khả năng sử dụng linh hoạt nhất. Khi người dùng quên không cập nhật thông tin, hệ thống sẽ khởi động chức năng nhắc nhở để thực hiện nhanh chóng. Tìm kiếm kết quả chính xác nhất cho người dùng và hỗ trợ xuất thông tin dễ dàng. Tạo mối quan hệ, xây dựng tính liên quan giữa các bảng, biểu mẫu để đáp ứng yêu cầu sử dụng của người dùng. Với những chức năng trên đây, Access chắc chắn sẽ trở thành một phần mềm không thể thiếu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bởi lẽ, xu hướng phát triển của thị trường luôn gắn liền với những con số, dữ liệu và thống kê báo cáo chính xác nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do mà doanh nghiệp nên đăng ký sử dụng phần mềm này. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Access? Phần mềm Access của Microsoft Office 365 login được áp dụng với nhiều doanh nghiệp hoạt động ở đa dạng các lĩnh vực khác nhau đặc biệt là tài chính, kế toán, ngân hàng. Ngoài ra, một vài các ngành nghề liên quan đến thu thập dữ liệu quản lý kho, nhân sự, thông tin khách hàng. Dưới đây là những lý do mà người dùng nên sử dụng phần mềm này cho doanh nghiệp: Quản lý hiệu quả dữ liệu: Microsoft Access được thiết kế ưu tiên đối với đại đa số người dùng hiện nay bao gồm đa dạng các ngành nghề khác nhau. Nếu người dùng sử dụng nhiều dữ liệu bảng liên kết với nhau giúp hỗ trợ quản trị và thống kê dễ dàng. Thiết lập cơ sở dữ liệu: Bao gồm đầy đủ các công cụ giúp người dùng xây dựng cơ sở dữ liệu ngay cả với các doanh nghiệp không có nhiều đội ngũ IT. Sử dụng kết hợp công cụ khác: Người dùng có thể sử dụng Access với nhiều phần mềm khác do Microsoft phát hành điển hình như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook… Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu được vai trò của Access đối với người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp hiện nay. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng quản lý dữ liệu an toàn hơn bao giờ hết. Người dùng có thể tham khảo ngay những nội dung trên đây để hiểu rõ hơn về Microsoft Access bao gồm cả khái niệm, đối tượng chính và những lý do nên sử dụng. Nếu người dùng cần hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua địa chỉ: Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365 Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội. Hotline: 024.9999.7777 Email: vphn@hvn.vn.
